Note di spesa e rimborso spesa per aziende e dipendenti
Durante gli ultimi anni la tecnologia digitale ha effettuato un ulteriore step in avanti per quanto riguarda la pubblica amministrazione, ma i benefici più evidenti riguardano il settore delle aziende private. Molte problematiche sono state risolte grazie alla possibilità di utilizzare la tecnologia in svariati modi, dallo smart working, fino ad arrivare alla digitalizzazione di molti documenti, che fino a qualche tempo fa erano gestiti e lavorati con materiale cartaceo. Questo ha comportato un taglio considerevole dei costi di gestione, una più corretta e avanzata procedura di rendicontazione, smaltendo lavoro in tempi più veloci con una riduzione di errori, che per le aziende europee vuol dire un calo di costi pari al 3% annuo, secondo le ultime stime aggiornate. Naturalmente c’è stato bisogno di imparare a lavorare molte pratiche attraverso software gestionali di ultima generazione, i quali hanno snellito il lavoro di ragionerie e di contabilità, creando anche un risultato ottimale per i dipendenti che dovevano sbrigare le pratiche di note spese, rimborsi e altre voci che periodicamente vengono prodotte dalle aziende.
Come funziona il rimborso spese di tipologia forfettaria
Il rimborso spese forfettario verrà erogato da parte del datore di lavoro nella cifra pattuita nei confronti del dipendente a seconda della tipologia di spesa sostenuta e dichiarata, riportata attraverso le varie voci o la voce singola della nota spesa. L’importo varia quindi in base ai parametri stabiliti dalla legge. Può succedere che l’azienda specifica possa anche definire l’importo del forfait, qualora vi siano condizioni più favorevoli per il dipendente. L’importo viene calcolato in base alla percentuale sulla retribuzione giornaliera del lavoratore.
Come funziona la procedura di riconciliazione bancaria
La procedura di riconciliazione bancaria consiste in un’operazione di natura contabile. Nella maggior parte dei casi essa riguarda le registrazioni contabili, che debbono corrispondere a quel tipo di movimenti che abitualmente devono essere riportati nell’estratto conto. Per realizzare una riconciliazione è indispensabile abbinare tutte le azioni in entrata e in uscita effettuate da e verso la propria banca, con le fatture di acquisto. È importante quindi verificare che non vi siano discrepanze in termini di corrispondenza. In questo caso è necessario procedere con aggiustamenti manuali.
Il sistema digitale e i suoi vantaggi
La prima cosa che deve essere valutata ai fini di un’azienda è se ci sono punti deboli per quanto riguarda la rendicontazione delle spese dei dipendenti, per quanto riguarda le note spesa. Fino a qualche anno fa ogni attività veniva svolta a mano, mentre oggi la richiesta di anticipo in contanti di solito richiede un mese. Con questo strumento si può fare anche in poche ore, con pochissimi click. Un altro problema è la visibilità del budget. Bene, ora gli approvatori possono avere una rapida visione del loro budget e delle spese correnti prima di approvare qualsiasi richiesta. I software di note spesa vengono processati in tempi celeri, dato che è possibile inviare in tempo reale le spese all’azienda nel momento in cui vengono prodotte.
Il software informa l’utente quando la richiesta è stata approvata o rifiutata (e perché), quando il contante è pronto per il ritiro, quando un dipendente deve presentare le proprie liquidazioni, ecc. Tutti i modelli sono altamente configurabili per adattarsi alle convenzioni di denominazione adottate dai clienti aziendali”. Con un sistema digitale di fare le cose, le aziende saranno in grado di risparmiare molto su risorse e tempo e consentiranno loro di concentrarsi sulle loro attività principali.
N2F ha digitalizzato il processo di scansione o acquisizione di foto di ricevute di spesa o preventivi, codificando tutte le voci e inoltrando tutte queste informazioni agli approvatori, su tutti i dispositivi (tramite web o app mobile – Android o IOS). Una volta completamente approvato, il sistema può connettersi alla soluzione ERP del cliente per eseguire le registrazioni automaticamente, eliminando la necessità di codificare manualmente ogni voce.
